Análise do arquivo ativo e inativo de empresa Romancini Transportes de Içara/SC

Abstract

Para atingir os objetivos das empresas, faz-se necessária a preocupação com a sua organização. É necessário adequá-la com a necessidade de acesso às informações e documentações. O difícil acesso às informações ou a consulta errada aos documentos, em determinados momentos, poderão trazer grandes danos e transtornos, dificultando assim, a uma tomada de decisão. Este estudo específico visa pesquisar e analisar minuciosamente todos os arquivos ativos e inativos existentes na empresa Romancini Transportes, localizada no município Içara/SC; onde se fez a análise de qual o seu tipo e método de arquivamento, assim como o equipamento utilizado para armazenar os documentos. O grande problema é que o arquivo da empresa está extremamente desorganizado e de difícil acesso, ficando todos os documentos armazenados de forma embaralhada, em envelopes sem nenhum tipo de identificação, dificultando assim a consulta dos mais variados tipos de documentações. Autores como: Marilena Leite Paes, Heloisa de Almeida Prado, João Bosco Medeiros e Sonia Hernandes deram o embasamento necessário de quais os melhores tipos de arquivos e métodos adequados a serem utilizados, assim como o equipamento apropriado para arquivar. Observou-se que o melhor método a ser utilizado, prezando sempre pelo bem-estar da organização e do arquivista, é o método numérico, por ser mais sigiloso e de fácil acesso. Os documentos são todos armazenados por ordem de chegada e, ao mesmo tempo, são transcritos em guias para prévia consulta. O equipamento mais adequado para armazená-los, utilizado pela transportadora, é o vertical, por ser de fácil manuseio e adaptação dos funcionários. O resultado que se obteve após toda análise e a adaptação dos documentos e rotinas dos funcionários foi um arquivo com fácil acesso, sigiloso, bem estruturado e organizado por ordem de chegada dos documentos.